Referater

Generalforsamling den 12. april 2011 CROSSROADS generalforsamling den 12. april 2011 Bygningen, Ved Anlægget 14, 7100 Vejle 1: Dirigent Per Jørgensen og referent Kim Lundholm 2: Stemmetæller ingen da kun to mødte op til mødet 3: Formandsberetningen: Der blev talt om hvor mange medlemmer vi er. Vi er ca. 200 og 350 nyhedsmails bliver sendt ud. Og hvad der egentligt bliver gjort, at vi sender info, programmer. Plakater bliver sat op i Egtved, Kolding Hedensted og Børkop. Det bliver sat i Budstikken, UgeAvisen/VejlePosten, VAF. Der bliver annonceret online, Kulturnaut og det dukker op på MySpace, YouTube hvis man søger under blues. Besøgsantallet til vores koncerter skulle gerne ligge på 60 til 80 og derover ville være dejligt. Der blev snakket om hvor meget der sker nede i bygningen efter at Jelling Festivalen har overtaget. 4: Årsregnskabet blev godkendt. Vi gik ud med et lille overskud i 2010 5: Indkomne forslag var der ikke nogen af. 6: Valg af bestyrelse: Formanden Per Jørgensen og Lotte Sallingboe har valgt at træde ud af bestyrelsen, så nu er vi Morten Christoffersen, Kim Lundholm, Peter Buhl og Arne Mørch Jakobsen. Peter og Arne er blevet valgt ind. Der vil blive holdt et møde mere om hvad der sker, så I hører nærmere. 7: Hans Lundholm fortsætter som revisor. 8: Under punktet evt. var der ikke noget. / Kim Lundholm   Konstituerende bestyrelsesmøde den 17. april 2011 Konstituerende CROSSROADS bestyrelsesmøde, den 17. april 2011 "Mødelokalet, Skovgade", 7100 Vejle Til stede er Kim, Morten og Peter På mødet blev der indledningsvis talt om de forskellige punkter/opgaver der skal gøres i en bestyrelse og fordelingen af disse. Konstituering: Bestyrelsen konstituerede sig med Peter Buhl som formand, med opgaverne: Booking, presse og markedsføring. Arne Mørch Jakobsen valgtes til kasserer. Morten Christoffersen og Kim Lundholm fortsætter som bestyrelsesmedlemmer. Derudover vil bestyrelsen i den nærmeste fremtid gøre en indsats for at finde en relevant og interesseret "femte mand/kvinde" så bestyrelsen er fuldtallig. Indkøringsfasen: Der var enighed om, at i den første tid ("indkøringsfasen"), vil bestyrelsen være fælles om de fleste opgaver, for at alle løbende at få viden om arbejderne og for at kunne fordele disse hensigtsmæssigt. I denne periode vil der sandsynligvis være en hyppig kontakt bestyrelsen imellem, for hele tiden at holde hinanden ajourført. Peter kontakter den tidligere formand, for at få overdraget diverse papirer, information til diverse logins m.m. De to resterende koncerter i foråret 2011: Stort set alle opgaver er på plads til de to resterende koncerter for foråret 2011 (den tidligere bestyrelse har udført disse opgaver). Vedr. efterårets booking: Kim forhører sig hos Bygningen vedr. ledige lørdage for "Spillestedet". Når vi kender de ledige datoer, tager vi næste skridt - udvælge bands som kan kontaktes for booking. Næste møde: Bestyrelsen aftale at mødes kl. 16 d. 23/4 2011 ved Bygningen - en time før "normal" mødetid forud for en koncert, burde være tilstrækkeligt til at tale om og evt. få de sidste detaljer på plads. / Kim Lundholm   Bestyrelsesmøde den 23. april 2011 CROSSROADS bestyrelsesmøde den 23. april 2011 Bygningen, Ved Anlægget 14, 7100 Vejle Kl. 16 - forud for koncerten med "Magic Slim & The Teardrops" Til stede er Arne, Kim, Morten og Peter Umiddelbart er der ikke nogen hængepartier. Morten har hævet det resterende musiker honorar samt byttepenge til indgangen. Posters, forhåndsreservationer (75 stk.) m.v. er også på plads. Den ny bestyrelse er fuldt forberedt til sit første koncertarrangement. Peter undersøger i den kommende uge, om det er muligt at låne et skab i Bygningen til deponering af diverse "småting" til brug ved koncerter. Ligeledes undersøger Peter hvad det koster for at have en postboks adresse hos PostDanmark. Vedr. efterårets booking: Vi vil bestræbe os på at booke d. 3/9, 8/10, 5/11, 3,/12 - stort set den første lørdag i måneden - samt 2. juledag, d. 26/12. / Peter Buhl   Bestyrelsesmøde den 8. maj 2011 CROSSROADS bestyrelsesmøde den 8. maj 2011 Hjemme hos Peter. Til stede er Arne, Kim, Morten og Peter Det praktiske forud for næste koncert: Kuverter med koncertinfo. (til medlemmerne) blev pakket. Kuverterne frankeres hos Peters firma og sendes d. 9/5-11. Vedr. den kommende koncert med Bryan Lee: Tourmanager Ray er lydmand. Pressemeddelelser udarbejdes af Peter og udsendes snarest. Posters til biblioteker sendes i A4 kuverter med PostDanmark. Vedr. Microsoft Access medlemsdatabasen: Peter har dannet sig et rimeligt overblik over den og kan lave udtræk af data til brevflet med Word og print på kuverter. Diverse og opfølgning fra forrige møde: Checkliste til forud for og til selve koncerten er nu modtaget fra den forrige formand. Det koster et depositum på kr. 100 for at låne et skab  Bygningen til opbevaring af "småting" til brug ved koncerter. Depositum skal betales til bar-ansvarlig Pernille Møller ved næste koncert. Der var enighed i bestyrelsen, om at  låne sådan et skab i Bygningen. En postboks koster årligt kr. 840 - og bestyrelsen enedes om at afvente og løbende vurdere om en postboks er nødvendigt for foreningen. Hjemmesiden: Hjemmesiden re-designes af Peter, så den er mere brugervenlig og overskuelig. Dette gøres hen over sommeren/efter den sidste koncert i foråret 2011. Vi fortsætter med ar have "Google AdWords", mens Facebook reklamer ikke fortsættes. I setdet skal der oprettes en Facebook gruppe for Bluesforeningen CROSSROADS. Fremtidig medlems- og kontingent-administration Indmelding: For at lette administrative væsentligt, skal medlemskab fremover følge kalenderåret. Pga. øgede omkostninger samt de nye, ekstra medlemsfordele via Jysk Blues Netværk, forhøjes kontingentet fra kr. 100 til kr. 120 pr. år. Medlemskab indgås ved betaling af kontingent ved indgangen til koncert, eller ved indbetaling til en for Bluesforeningen CROSSROADS' specificeret konto / pengeinstitut. FIK kort udgår. Medlemskort i nuværende form udgår - i stedet sendes en bekræftelsesmail der gælder som medlemskort. Pengeinstituttets kvittering for betalt kontingent er ligeledes gyldigt medlemsbevis. Blanket til indmeldelse ved indgangen udformes - bl.a. med tilføjelse af medlemmets e-mail adresse. Hvis det er muligt, skal udsendelse af koncertinfo. og nyhedsmails ændres, til at foregå via masseudsendelse fra en e-mail klient (f.eks. Microsoft Outlook). Vær opmærksom på, at: der er pt. mange ikke-medlemmer, der modtager elektronisk info! ikke sikkert, at alle medlemmer har en e-mail adresse eller ønsker at modtage info. pr. e-mail - disse skal hvis muligt, modtage information på en alternativ måde (papir) og der skal være mulighed for at afmelde sig info. pr. e-mail. Medlemsliste udskrives og forefindes ved indgangen til kontrol af medlemskab. Spørgeskemaer til diverse tilbagemeldinger fra publikum/medlemmer kan udarbejdes og forefindes ved koncerterne. / Peter Buhl   Møde den 14. august 2011 kl. 19 CROSSROADS bestyrelsesmøde den 14. august 2011 kl. 19. Hjemme hos Morten. Til stede er Arne, Kim, Morten og Peter Der blev talt om løst og fast vedr. den kommende efterårssæson, hvoraf det væsentligste var: Vedr. efterårssæsonen 2011: Alle fem koncerter er booket - d. 3/9, 8/10, 5/11, 3,/12 og 2. juledag, d. 26/12. Hotel og dørmænd er ligeledes booket. UV stempel er indkøbt - erstatter billetter ved indgangen. Posters og flyers: Egen udarbejdede posters og flyers "godkendtes" enstemmigt. Mangler: Lampe ved entre bord. Ventilator/blæser. Kontingent: Det skal præciseres at kontingentet er kr. 120 og følger kalenderåret. Dog er det kr. 60 for resten af 2011. Honorarklip/støtte: Kim kontakter den forrige formand, for at få information om procedure og deadline for diverse støtte ansøgninger. Det femte bestyrelsesmedlem: Gert Pedersen, som Arne kender og som har henvendt sig til Peter vedr. mulig indtræden i bestyrelsen, er blevet kontaktet og indtræder i bestyrelsen, hvor det er hensigten, at han bl.a. aflaster Peter med bookingopgaverne. Fremtidige tiltag: Sammen med Bygningen arbejder Peter på at kunne tilbyde et "Dinner & Koncert" koncept - så vi kan tilbyde en lækker buffet inkl. drikkevare for ca. kr. 150 (i Bygningens restaurant på 1. salen).Peter arbejder på at få billetsalg til at foregå via Billetlugen. Arne har taget kontakt til Kurt Petersen, HC Sport, for at anskaffe bestyrelsen letgenkendelig profiltøj. Arne og Peter har aftalt at mødes med Kurt, tirsdag d. 16. august kl. 17. Bestyrelsen enedes om, at "gå efter" en skjorte og en t-shirt/polo. Farver m.m. afventer vi med definitivt at beslutte, til vi har set et muligt udvalg - dog vil vi tilstræbe en ensfarvet, letgenkendelig farvet skjorte (ikke sort) og en mørk t-shirt/polo i amme "look" som skjorten. Fremtidige booking ønsker: Sven Zetterberg Angela Brown Blues Company (Tyskland) Memo Gonzales & Bluescasters (Kai Strauss, Erkan Özdemir) Sean Carney / Peter Buhl   Møde den 3. september 2011 Kort møde (til stede er Kim, Morten, Gert, Peter) den 3. september 2011 inden koncert med T.Blues Mob Bygningen, Ved Anlægget 14, 7100 Vejle - uddeling af profil tøj, - klargøring af materialer i koncert lokalet - klargøring af materialer til indgangen. /Peter Buhl   Møde den ?????? 2011 /